Případová studie – PROPERUS

Na otázky týkající se zkušeností s automatizací předtiskové přípravy odpovídal Karel Horálek, jednatel společnosti PROPERUS, s.r.o.

Jak byste charakterizovali vaši společnost?

Společnost PROPERUS, s.r.o. byla založena v roce 2004 a specializuje se na expresní digitální tisk zejména pro reklamní agentury, grafiky na volné noze, další zprostředkovatele tiskových služeb a také pro ofsetové tiskárny. Vlastníme archové digitální (zejména xerografické) stroje, 3 barevné a 2 černobílé, dále pak 2 ecosolventní plotry a mnoho zařízení na dokončující zpracování. Díky této kombinaci strojů zvládneme zakázky od vizitky po billboard a to v rekordních časech. Kapacita všech strojů dohromady je už opravdu úctyhodná.

Jak veliká je firma a jaké jsou základní procesy zpracování tiskové zakázky?

I přes tak vysokou výrobní kapacitu je naše firma co do počtu zaměstnanců velmi malá a na veškeré produkci se podílí jen 6 stálých zaměstnanců, v extrémních obdobích nám pak pomáhá několik brigádníků. Obrat naší tiskárny je cca 6 mil. Kč/rok. Denně zpracujeme průměrně okolo dvaceti zakázek, ve špičce to některé dny bývá i přes 50 zakázek za den. Je jasné, že při tak malém množství zaměstnanců je potřeba, aby většina zaměstnanců zastávala více funkcí současně. Např. tiskaři se velkou měrou podílejí i na dokončujícím zpracování zakázek apod. Produkční zase řeší z části práci účetních (fakturace, kontrola plateb, pokladna, skladová evidence…), z části práci obchodníka (zpracovávání cenových nabídek, komunikace se zákazníky, poradenské služby atd., zpracování došlých objednávek, zavedení do informačního systému, příprava zakázkového listu atd.) a v neposlední řadě práci grafika či DTP (kontrola dat, vyřazování na tiskové archy, grafické úpravy apod.)

Kdy a proč jste poprvé začali uvažovat o automatizaci?

A právě ve velkém množství rozličných úkolů pro každého zaměstnance tkví ten zásadní problém, že čím více úkolů a povinností každý zaměstnanec má, tím více roste jeho chybovost. Dnešní doba ale nedává zrovna velký prostor pro nějaký nadstandardní zisk, proto musíme snižovat provozní náklady, kde se dá a udržet tedy i počet zaměstnanců pokud možno na minimu, protože mzdové náklady jsou největším výdajem většiny polygrafických provozů. Proto jsem již před několika lety začal uvažovat o automatizaci výrobních procesů i předtiskové přípravy.

Jaké hlavní problémy jste potřebovali řešit?

Nákupem novějších technologií s vysokým stupněm automatizace jsme zkrátili výrobní časy, zvýšili kvalitu zpracování a samozřejmě i zvětšili produktivitu našich zaměstnanců. Přestože jsme zvýšili kvalitu zpracování, začaly se nám množit reklamace z důvodu různých chyb v tiskových datech. Díky narůstajícímu počtu zakázek jsme nebyli schopni všechna dat důkladně ručně kontrolovat a tak se kontrola ponechávala víceméně na tiskaři. Doufali jsme, že chybu objeví hned u prvního výtisku a opravami se tedy budeme zabývat jen tehdy, když první výtisk nedopadne dobře. U digitálu to takto částečně dělat lze, v ofsetovém provozu by byl náš způsob práce zcela nereálný, protože jednou vyrobené kovolisty už neopravíte. V digitálu se ale vyhodí třeba jen jeden arch, tedy ztráta mizivá a tisk z opravených dat už není takovým problémem. Jenže…. tiskař měl také čím dál více práce, termíny hořely a tak času na důkladné prozkoumání prvního výjezdu také moc nezbylo. Navíc mnohé chyby šlo snadno přehlédnout a ani delší zkoumání by nemuselo znamenat jejich objevení. Proto jsem usoudil, že musíme zavést do workflow aspoň nějakou automatizovanou kontrolu, která nám chyby buď sama opraví, nebo na ně alespoň upozorní a my tak nebudeme muset kontrolovat všechna data a budeme se zabývat jen těmi problematickými. Tak jsem se začal zajímat o SW řešení, která toto řeší.

Proč jste se rozhodli pro Enfocus Switch a jaká byla vaše očekávání?

Našel jsem 2 softwarová řešení, která by nám mohla vyhovovat, a požádal jsem o instalaci demoverze na testovací období 1 měsíce. Nakonec jsem vybral řešení Enfocus Switch + PitStop server, protože konkurenční SW byl více zaměřen na automatizaci celého procesu (jako např. na archovou montáž apod.), než na samotnou kontrolu tiskových dat. SW Enfocus Switch přitom také umí řídit celé workflow, do kterého lze klidně zahrnout i archovou montáž, přitom ale ve spojení s PitStop serverem nabízí sofistikovanou kontrolu tiskových dat, rovněž i automatickou opravu některých chyb a o tuto funkci nám šlo primárně.

Jak byla náročná implementace?

Implementace se neobešla bez komplikací, koneckonců málokterý produkt ve firmě stačilo jen koupit, spustit a hned používat, porodní bolesti prostě k zavedení něčeho nového patří.

Pro implementaci jsme zvolili firmu GRAFIE CZ, která nám SW nejen implementovala, ale také nám jej průběžně udržuje a vlastně stále pokračujeme ve zdokonalování celého workflow.

Samotné implementaci předcházela analýza současného stavu a na jejím základě mi byl předložen návrh, jak by workflow mohlo vypadat. Po jeho odsouhlasení začala samotná implementace. Bohužel se po nějakém čase ukázalo, že navržené workflow vytváří příliš mnoho složek v souborovém systému a díky jejich neustálému prohledávání fungoval celý systém čím dál pomaleji. Proto jsme museli workflow přepracovat, vymyslet jinak a dnes již celý systém funguje svižně. Jak jsem ale už psal, stále nacházíme další chyby v tiskových datech, které ještě nemáme zcela ošetřené a tak pracujeme na dalších úpravách workflow i s ohledem na nové funkce systému, které přináší nová verze.

Co vám zavedení Enfocus Switch přineslo?

Během jednání o nákupu byla nejvíce zmiňovaná časová úspora, kterou pořízení tohoto SW přinese. Proto jsem byl zpočátku zklamaný, když jsem zjistil, že systém nás spíš brzdí – bylo to v době, kdy byl zahlcený z důvodů výše popsaných. Po té, co se tento problém odstranil, už nás systém prakticky vůbec nezdržoval, nicméně ani nám téměř žádný čas neušetřil, tedy alespoň ne v kanceláři při zpracování zakázky. Bylo ale celkem jasné proč. Jak jsem již zmiňoval, vlivem nedostatku času jsme před jeho pořízením téměř žádnou kontrolu neprováděli. Takže pokud bychom předtím strávili s kontrolou každého souboru třeba 5 minut, pak bychom právě těchto 5 minut nyní ušetřili. Časové, ale hlavně finanční úspory jsme však dosáhli výrazným snížením počtu chyb a reklamací. Dnes už máme reklamace z důvodu špatných tiskových dat zcela ojediněle. Čas také ušetříme při stahování dat z FTP serverů, ty nám Switch sám kontroluje, a pokud najde nová data, stáhne je a zařadí do složky zákazníka, po úspěšném stažení data na FTP odstraní a informuje nás e-mailem. To je asi spíše okrajová funkce, nicméně velmi příjemná, rychle jsme si na ni všichni zvykli.

Jaká jsou další očekávání a plány?

Mým cílem je zautomatizovat ve firmě maximum činností, kde to opravdu má smysl. Proto i do budoucna plánujeme další investice jak do technologií, tak i do software. Jelikož je ale naše portfolio služeb velmi široké a tedy výroba velmi rozličná, zůstane u nás zřejmě i tak hodně věcí na lidech. Budeme se ale snažit eliminovat všechny často opakující se rutinní činnosti, aby nám co nejvíce času zbylo na kreativní a snad i zábavnou práci. O konkrétních plánech teď mluvit nechci, mám v hlavě více cest a ještě sám nevím, kterou se vydám.

Přečtěte si zkušenosti dalších zákazníků

• Případová studie – POLYPRESS s.r.o.
• Případová studie – TYPODESIGN s.r.o.
• Případová studie – BOOM TISK s.r.o.